Privacyreglement en Klachtenprocedure

Privacyreglement

Om ons werk te kunnen doen is het noodzakelijk dat van cliënten persoonlijke gegevens worden verzameld. Wij verbinden ons uiterst zorgvuldig met deze gegevens om te gaan en de richtlijnen te volgen van de Wet op Bescherming Persoonsgegevens. Dit geldt voor het verzamelen, het verwerken en het eventueel verstrekken van persoonsgegevens.

Doel van het opnemen van persoonlijke gegevens
Het doel van het verzamelen is te kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de begeleiding, zoals op onze offerte omschreven. Het gebruik van de gegevens vindt uitsluitend daartoe plaats. Er worden geen gegevens opgenomen voor andere doeleinden dan hierboven genoemd. Ook worden geen gegevens geregistreerd anders dan die voor dit doel noodzakelijk zijn.

Verantwoordelijkheden en beheer
Weusten en Hoornstra is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de gegevens en draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter beveiliging tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking. Alle medewerkers van Weusten en Hoornstra en zijn contractpartners hebben geheimhoudingsplicht.

Om welke gegevens gaat het?
Weusten en Hoornstra verzamelt uitsluitend gegevens met betrekking tot onze cliënten. Van hen worden ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:

  • Personalia
  • Gegevens die in de loop van het begeleidingstraject verzameld worden
  • Relevante gegevens van derden voor zover noodzakelijk

Hierbij wordt aangetekend:

  • dat de door derden verstrekte gegevens uitsluitend voor het doel bestemd zijn waarvoor ze zijn overgedragen;
  • dat Weusten en Hoornstra de door derden verstrekte gegevens ten behoeve van de uitvoering van het afgesloten contract geheim houdt en er voor zorgt dat deze informatie niet aan andere derden bekend wordt.

Kennisgeving en verstrekking van gegevens
Bij inschrijving worden personen in kennis gesteld van dit reglement. Binnen de organisatie kunnen persoonsgegevens verstrekt worden aan medewerkers van Weusten en Hoornstra die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening.Buiten de organisatie worden persoonsgegevens alleen dan verstrekt aan derden (zoals bijvoorbeeld de rapportage aan opdrachtgever) na inzage in en goedkeuring van de verstrekte gegevens door betrokkene.

Toegang tot de persoonsgegevens
Toegang tot de persoonsgegevens hebben alleen de medewerkers van Weusten en Hoornstra en zijn contractpartners met geheimhoudingsplicht.

Recht op inzage
De cliënt kan op verzoek inzage vragen in de geregistreerde gegevens.

Bewaartermijn
Na afronding van het kalenderjaar worden gegevens die niet meer gebruikt worden gearchiveerd. Persoonsgegevens worden niet langer dan vijf jaar bewaard, tenzij de geregistreerde verzoekt om eerdere of latere verwijdering. Daarna worden ze op zorgvuldige wijze vernietigd.

Klachtenprocedure

Indien de cliënt van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of als hij een andere reden tot klagen heeft, kan hij een klacht indienen.

Hoe dient u uw klacht in?

  • Mondeling: eenvoudige, snel oplosbare klachten worden meteen afgehandeld.
  • Schriftelijk: is uw klacht niet zo eenvoudig, dan kunt u hem beter op papier/mail zetten. Vermeld hierbij uw naam, datum, en een zo concreet mogelijke omschrijving van de klacht.

Wat gebeurt er met uw schriftelijke klacht?
Uw klacht wordt in behandeling genomen door Veronica Weusten, directeur van Weusten en Hoornstra en zal vertrouwelijk worden behandeld. Zij zal er alles aan doen om uw klacht naar tevredenheid op te lossen Zij bevestigt per omgaande schriftelijk dat de klacht is binnengekomen en binnen welke periode de klacht inhoudelijk behandeld is. Klachten worden binnen maximaal vier weken behandeld. Als er een langere tijd nodig is om onderzoek te doen, dan wordt u hiervan binnen twee weken in kennis gesteld, waarbij het uitstel wordt toegelicht en ontvangt u een indicatie wanneer uitsluitsel te verwachten is.  Indien zij in onderling overleg met u niet komt tot een voor alle betrokkenen acceptabel oplossing, zal de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke derde partij: Mr. Lia Laupman, Lucida Mediation en Coaching te Druten. Haar advies is voor alle partijen bindend. Eventuele consequenties worden door Veronica Weusten snel afgehandeld.
Alle mondelinge en schriftelijke klachten en de afhandeling daarvan worden door ons geregistreerd en vijf jaar bewaard.